Bộ công cụ về nguyên lý phân tích thời gian trong quản lý vận hành
Cách đặt trọng số và phân tích insight với THỜI GIAN
TOOLBOX: Bộ công cụ hỗ trợ phân tích và tìm kiếm insight trong công việc và cuộc sống
Hello chào bạn.
Còn hai ngày nữa là hết tháng 06 của năm 2024. Thời điểm này phù hợp để mình chia sẻ tiếp về thời gian, cách hoạch định và một số nguyên tắc để bạn phân tích và ra insight.
Như thường lệ, mình sẽ chia sẻ nguyên lý và tư duy phân tích, nên dữ liệu cá nhân (dạng ghi chép, dữ liệu định tính) đã có thể áp dụng được rồi. Trước khi vào câu chuyện phân tích, xin kể bạn nghe một câu chuyện về
TOOLBOX (HỘP CÔNG CỤ)
Hồi còn nhỏ, ông nội mình làm chuyện nhà chuyện cửa, đều luôn cầm theo một bộ dụng cụ, bọc bằng miếng vải mềm. Bộ dụng cụ này có đúng hai món: một cây búa và một cái cờ-lê có hai đầu. Mỗi lần đi hành sự, ông nội sẽ tùy biến chọn thêm các thứ khác. Có hôm là bộ đinh cỡ lớn, để đóng mấy thanh gỗ với nhau. Có hôm là một vài miếng đinh mảnh mảnh, ông dùng để đóng dằn miếng bạt đang phủ trên tường.
Nói chung, làm gì đi nữa, ông mình luôn có một bộ đồ nghề với vài món vậy thôi. Vậy mà ông dùng được cho kha khá các việc trong nhà.
Sau này, lớn hơn chút thì mình đổi qua nhìn ba mình. Ba cũng có một bộ đồ nghề tối tân hơn. Chúng được đựng trong hộp, gồm bộ cờ-lê nhiều size đặt ngăn nắp theo số trông bọc nhựa trong, cây tuốc-nơ-vít với cây búa. Mặc dù không còn bọc bằng vải như thời ông mình nữa nhưng công dụng là giống nhau. Làm cái gì trong nhà, ba mình cũng lôi hộp đồ nghề ra. Tới độ ba mình vừa nói "Ngọc, mày lấy cho ba ..." là mình cầm sẵn cái món đó trong tay rồi.
Hộp đồ nghề có ít món nhưng thật sự có sức ảnh hưởng ghê gớm. Mỗi món nhỏ nhỏ vậy thôi mà kết hợp lại giúp mình sửa nhà sửa cửa. Chỉ tới khi cần sửa cái gì đặc biệt lắm, thì tụi mình mới cần tới một công cụ khác có chức năng chuyên biệt hơn.
Theo mình, ai cũng có một hộp đồ nghề lận lưng trong cuộc đời này hết đó. Cái hộp này là những chỉ dẫn kiểu khái niệm cơ bản để giúp chúng ta vận hành và sửa chữa cuộc đời của mình. Hôm nay mình muốn nói về hộp đồ nghề như thế, một cái hộp có những điều mình được học, đã từng dùng nhưng mình chắc chắn vẫn cần dùng đi dùng lại nhiều lần, để quản lý bản thân trong công việc và cuộc sống mỗi ngày.
Pareto và 80/20
Định luật Pareto 80/20 được dùng rộng rãi trong việc phân tích nhanh cho trọng số. Theo Pareto thì, hầu hết 20% của X sẽ dẫn tới 80% về Y. Kiểu như:
20% trong bộ kỹ năng của bạn sẽ giúp tạo ra 80% tổng giá trị của mình
20% số hợp đồng bạn đang có sẽ tạo ra 80% tổng doanh thu của công ty
20% dân số thế giới sở hữu 80% tài sản của thế giới này
kiểu kiểu vậy
Khi nhìn theo con số 20/80 này, bạn có thể rà thật nhanh các:
80% thu nhập chính đến từ đâu (khách hàng nào, từ bộ kĩ năng nào của bạn)
80% kết quả được bạn hoàn thành nhiều nhất trong khung thời gian nào?
80% sự tự tin của bạn đến từ kỹ năng, nhóm bạn bè, v..v.. như thế nào
Trong phân tích dữ liệu, bọn mình cũng sẽ vẽ Pareto để xem và ra phán đoán trên bảng dữ liệu. Kiểu như trong tổng các món ăn bán trong nhà hàng, đâu là các món đóng góp vào doanh số. Và thường chỉ có vài món tập trung, chứ không phải tất cả các món mà nhà hàng bán đâu.
Nếu có dữ liệu trong tay, hãy thử nhìn lại xem, có thể bạn không thấy sự tách bạch 80 cái này đến từ 20 cái kia; nhưng bạn sẽ có gợi ý và con số nào đó trong đầu.
Khung Quan trọng x Khẩn Cấp để phân bổ công việc
Trong phân tích dữ liệu để ra insight, các mô hình phân tích tiếp theo sẽ có nguyên lý kiểu hai trục x-y. Đại diện cho mỗi trục là một đặc tính mà bạn quan tâm, khi kết hợp lại, chúng sẽ giúp bạn nhìn ra ý nghĩa của các dữ liệu hiện có.
Quay lại hộp công cụ, ta lấy ví dụ về khái niệm bên dưới khi đánh giá tác vụ trong quản lý thời gian. Dữ liệu ở đây lấy từ chính cá nhân bạn, hãy tuần tự bỏ vào các đầu việc, theo đúng phần ô với ý nghĩa sau:
Cột x - khẩn cấp, Cột y - quan trọng. Khi phân bổ ra, bạn sẽ có thứ tự các thứ cần ưu tiên, theo con số 1-2-3-4.
Theo Brian Tracy, phần việc trong ô 1 thì rõ là chúng ta buộc phải ưu tiên hoàn thành rồi, vì chúng vừa gấp và quan trọng. Các đầu việc số 1 như deadline nộp proposal trong 1hr nữa, có người bấm chuông chờ ngoài cửa, điện thoại reo v..v..
Nhưng phần lớn chúng ta lại dành thời gian cho phần việc gấp nhưng không quan trọng (ô số 3), do áp lực thời gian. Tỉ như việc điện thoại theo, email tới cần trả lời ngay, chuẩn bị bữa ăn v..v.. Lý do phổ biến vì chúng ta không chuẩn bị trước các đầu việc này trước thời gian đáo hạn của nó. Như việc chuẩn bị bữa ăn có thể làm trong thong thả, hay có nguyên tắc trả lời email để không rơi vào việc gấp gáp mà trả lời sót v..v..
Cũng theo Brian, 80% dành thời gian làm việc ở mục 3, để rồi kiệt sức và quơ quào lôi các việc ở mục 4 ra làm - những thứ không gấp mà cũng không quan trọng lắm. Nhưng thường những thứ đó lại dễ.
Trong khi đó, phần ô của mục 2 là thứ chúng ta cần sắp xếp để xử lý nhiều hơn. Hạn chế bỏ đầu việc vào mục 1 để đảm bảo có sự chuẩn bị cho những thứ quan trọng, kéo nó dần qua mục 2. Những việc không quan trọng ở mục 3 thì sắp xếp trước trước thời gian đáo hạn. Mục 4 tốt nhất là thẳng thắn gạch bỏ ra khỏi danh mục đầu việc.
Ngoài lề, trong phân tích thời gian, chắc chắn bạn cần chọn thời gian làm mốc. Nhưng nhìn chung khi phân tích, bạn có thể chọn ra hai đặc tính bất kì, kết hợp với mức độ của hai đặc tính này để vẽ nên một khung quadrant như hình trên - một phương thức phân tích cơ bản cho rất nhiều thứ khác nhau.
Bạn có thể áp dụng các cặp đôi này để chọn lọc tác vụ, đặc tính sản phẩm, v..v... Nguyên lý này cũng được áp dụng để chạy các mô hình phân tích trong xử lý phân tích dữ liệu, nhằm ra được các insight có chủ đích cho mục tiêu dự án nữa. Một số cặp đôi bạn có thể nghiên cứu:
Quan trọng - Khẩn cấp
Quan trọng - Hài lòng
Quan trọng - Giá trị
Mô hình BCG phân bổ danh mục sản phẩm cần ưu tiên Sản Phẩm - Giá trị
Và nhớ giao trọng số cho mỗi tính chất này. Cơ bản nhất là Có/Không. Bạn sẽ hình thành 4 phần tương ứng, từ đó hãy bỏ dữ liệu vào.
Trình tự ABCDE
Khái niệm này ABCDE nghĩa là:
A = must-do (những việc bạn bắt buộc phải làm, nếu không làm sẽ có hệ quả cực kì nghiêm trọng. Và nhóm này thì có mình bạn làm được thôi.)
B = should-do (những việc bạn cần làm, có thể không gấp lắm bây giờ, nhưng chắc chắn có một mình bạn làm được và bạn cần phải làm nó)
C = nice-to-do (những việc nếu bạn làm thì tốt, không làm cũng không ảnh hưởng gì lắm. Có khi là những việc đơn giản, dễ dàng và tạo cảm giác vui tươi)
D = delegate (những việc bạn làm cũng được, người khác làm cũng được)
E = eliminate (những việc thừa, thực tế là không cần làm)
Nếu nhìn vào trình tự này, bạn sẽ thấy nhóm A & B lại đâu đó rơi vào khung 1 & 2 ở trên. Trình tự này có thể giúp bạn kiểm tra lại danh sách đầu việc trong một ngày. Trong khi khung 4 ô ở trên có thể dùng để check các đầu việc lớn trong tuần.
Thông điệp chính ở cả 2 khái niệm này là hãy dành thời gian làm những việc chỉ-một-mình-bạn mới làm được và điều đó thực-sự-cần-thiết-cho-bạn. Những việc còn lại, hãy tùy tính chất mà sắp xếp, loại bỏ ra khỏi danh sách công việc của mình.
Cặp bài trùng đối sánh về dòng thời gian
Nếu để ý, bạn sẽ thấy những khái niệm và cách phân tích ở trên đang nhìn trực diện vào hiện tại. Tựa như bạn làm một bản chụp nhanh tình hình hiện trạng, và dựa vào các tiêu chí đó để sắp xếp phân bổ lại. Bây giờ chúng ta đi tiếp cách phân tích theo dòng thời gian. Chính xác hơn là các khái niệm để giúp chúng ta nhìn nhận về thời gian trong công cuộc vận hành công việc và cuộc sống của mình tốt hơn.
Ở bài viết trước 2, mình chọn cột mốc hiện tại (cuối tháng 6) và gợi ý bạn nhìn về 6 tháng đầu năm (quá khứ) để làm cơ sở phân bổ nguồn lực cho 6 tháng tiếp theo (tương lai). Đó là lùi lại để bước tiếp trong tương lai gần. Điểm thứ hai mà mình trao đổi ở bài trước, là dựa vào 6 tháng đầu năm để hình dung trong vòng lặp 12 tháng, dự đoán sẽ có những sự kiện gì tương tự sẽ xảy ra. Đây là tiền đề cho các mô hình phân tích dự đoán (predictive analysis) trong khoa học dữ liệu.
Mình sẽ không đi sâu về nó nữa, bạn có thể xem ví dụ ở bài trước. Ở phần này, chúng ta nhìn về cách bản thân nên nhìn nhận thời gian với các cặp bài trùng như sau:
Tương lai vs. Quá khứ
Trong quá trình rà soát lại cuộc sống hay công việc của mình, cho dù đã có bất kì chuyện gì xảy ra, hãy chọn nhìn về tương lai, hãy chọn nhìn về phía trước.
Điều này nghĩa là gì? Nghĩa là khi phát hiện mình đã mắc một lỗi sai khủng khiếp, thay vì nói với bản thân "Đáng lẽ mình nên ... vào thời điểm này", "Tại sao hồi đó mình có thể sai lầm đến như vậy?" hay "Giá mà mình có thể quay lại thời điểm đó để điều chỉnh" v..v.. Chúng không có ích gì cho bạn cả. Hãy kéo mình ra khỏi quá khứ, và bước tiếp.
Hãy đặt các câu hỏi như "Ok, đây là sai lầm của hồi đó. Bây giờ mình làm được gì tiếp đây?", "Để đi tiếp tới mục tiêu đề ra, mình cần làm gì tiếp?", "Làm gì để những lần sau không tiếp tục mắc các sai phạm này?" v..v.. Cách nghĩ này sẽ giúp bạn tiếp tục với kế hoạch của mình, và bạn có thể hành động cụ thể với chúng, thay vì đổ lỗi và mắc kẹt ở một dòng thời gian mình không làm được gì khác.
Hiện tại vs. Tương lai:
Cho dù bạn có lên kế hoạch tỉ mẩn tới đâu, học cách kiểm soát cảm xúc tốt bao nhiêu, lắm lúc chúng ta vẫn rơi vào tình trạng làm mà không biết tại sao mình làm việc này. Thế thì, một câu thần chú, hãy tự hỏi "Liệu việc mình đang làm sẽ tạo ra giá trị, lợi ích gì cho tương lai?", "Nhìn lại một ngày, một tuần v..v..; đâu là những việc sẽ tiếp tục tạo ra lợi ích trong tương lai của 6 tháng, 1 năm sau?" v..v.. Đây là một cách để lọc task, giúp bạn phân bổ nguồn lực cho công cuộc "đầu tư vào chính mình" hiệu quả hơn đấy.
Khái niệm về thời lượng
Đi qua xong chiều tới lui của dòng thời gian rồi, bây giờ chúng ta nhìn vào thời lượng (duration).
Chúng ta luôn luôn có đủ thời gian, cho những việc quan trọng
Tuần trước mình có một cuộc nói chuyện với người bạn kiêm đồng nghiệp thân. Bạn mình vừa xong ngày làm việc cuối cùng ở vị trí Head bộ phận Research & Data và có vài thứ cần follow-up để đảm bảo toàn team có thể tự lèo lái được tiếp. Trong 2 ngày tiếp theo, cô bạn này sẽ có một chuyến đi dài 1 tháng tu tập, mọi liên hệ sẽ hạn chế tới mức tối đa. Mình là người book cuộc nói chuyện. Khi biết lịch trình của bạn, mình đã hỏi "Này, nếu mày có việc phải thu xếp, mình gọi điện sau cũng được"
"Không, tao dành khung giờ này cho mày đó."
Kể câu chuyện này để thấy, chúng ta có hai cách để nhìn nhận về cách "xài" thời gian. Nếu một điều gì đó là quan trọng, chúng ta sẽ luôn tìm cách để phân bổ thời gian cho việc đó. Ngược lại, một cách vô thức, nếu bạn cứ liên tục để mắt hay làm một điều gì đó (ngoài các cám dỗ thường ngày), rõ ràng đó là một điều quan trọng với bạn. Có khi bạn không tỉnh táo nhận ra, nhưng nội tại đã theo đuổi điều đó từ lâu mà bản thân mình không biết.
Cho nên là, những ai bảo rằng "Tôi không có thời gian. Tôi không có đủ thời gian để làm điều này", chúng ta có thể hiểu là "Điều này không quan trọng với tôi lắm để tôi làm."
Nếu chưa biết việc gì thực sự quan trọng, sự khan hiếm của thời gian sẽ giúp bạn nhìn ra
Đây chắc là mục mà mình thích nhất trong hộp đồ nghề quản lý bản thân, nhìn vào sự hạn hẹp của thời gian. Thói thường, truyền thông ra rả về tư duy tích cực hay kiểu lạc quan lên, còn thở là còn gỡ, nếu không tỉnh táo, sẽ khiến chúng ta rơi vào trạng thái trôi lềnh bềnh vì tưởng "còn thời gian mà".
Chắc vậy mà lâu lâu chúng ta lại thấy các câu quote như "Tưởng tượng bạn đã chết đi. Và bây giờ hãy bắt đầu sống với cuộc đời của mình." hay sự thay đổi thần kì của nhiều người sau giai đoạn thập tử nhất sinh, sau khi vượt qua trầm cảm v..v.. Nói tóm lại, motif biến cố cuộc đời là một tấm gương để con người ta nhận ra nhận ra mình chỉ còn xx thời gian để làm những thứ cần làm. Tự nhiên, mọi thứ thật rõ ràng, sự quan trọng và cấp thiết được trả về đúng vị trí của nó trong tâm trí và cuộc đời bạn.
Những ai đã trải qua biến cố, điều này có lẽ rõ ràng. Nhưng không nhất thiết phải đợi biến cố ập tới thì chúng ta mới ý thức được quỹ thời gian của chính mình. Vậy nên, bạn có thể làm bài tập đặt câu hỏi với chính mình như sau:
Nếu còn 6 tháng để sống, tôi bắt buộc phải hoàn tất điều gì, để mình không hối tiếc? Cứ vậy bạn sẽ tự lọc được những thứ thừa ra khỏi cuộc sống hằng ngày của mình, và không còn thời gian để bận tâm tới những việc không cần thiêt nữa.
Đơn vị ở trên là tháng, bạn có thể thử thay thế nó để phân tầng ra, mức độ cấp bách và quan trọng của từng thứ với bạn. Như 6 tuần/60 ngày/60 tiếng và 60 phút, thì bạn muốn làm được điều gì nhất?
Gợi ý cuối cùng, tưởng tượng nếu bạn có đúng xx (ngày) để chuẩn bị, sau đó bạn sẽ hoàn toàn xa nhà trong 60 ngày, thì trong xx (ngày) này, bạn sẽ thu xếp những gì?
Những câu gợi ý này đều mang tính giả tưởng cao, khi nghe qua chúng ta đều thấy nực cười với nó. Nhưng đã gọi là công cụ thì chúng ta có quyền lôi ra dùng, mỗi khi mô hình bản thân mà ta đang xây có dấu hiệu cần sửa chữa.
TẠM KẾT
Những khái niệm này khá kinh điển, nếu bạn có đọc những quyển sách kiểu Cha giàu cha nghèo, 7 thói quen của người thành công từ Stephen Covey, các bài viết của cô Phi Vân v..v... Mình biết hầu hết về chúng từ thời đi học cấp 3, được nhắc lại trong một vài lớp phát triển tư duy và kỹ năng. Nhưng tới ngày hôm nay, mình vẫn chưa áp dụng hết trong việc quản trị chính mình.
Tuần vừa rồi khi xem video clip về chúng do Brian Tracy chia sẻ, mình cảm thấy một sự cần kiếp để viết lại và chia sẻ với mọi người. Nếu chưa có, thì hãy bổ sung vào hộp công cụ của chính mình. Nếu có rồi, hãy rà soát lại cách mình dùng công cụ để vận hành cuộc sống này.
Lời cuối, mặc dù thông điệp chính của bài này nhấn mạnh tầm quan trọng của thời gian và công việc; nhưng mình không cổ súy việc cày ngày cày đêm, luôn luôn tạo áp lực và ép bản thân phải hiệu suất nhất, tự phá kỉ luật làm việc của mình. Có công cụ là một chuyện, dùng công cụ đó như thế nào để xây dựng lối sống phù hợp với bản thân chúng ta là chuyện tiếp theo.
Suy cho cùng, quản lý thời gian hay năng suất là câu chuyện quản lý năng lượng của bản thân còn gì. Tiêu hết năng lượng cho những việc không cần thiết thì làm sao vận hành cuộc đời và công việc có năng lượng được =)
Cám ơn bạn đã đọc bài viết này. Chúc bạn một cuối tuần vui.
Norah VO
From Insights To Intelligence
những chủ đề rất hay, cám ơn bạn
Viết xong bài này thì mình nghe được video ĐƯỢC/MẤT Ep.2 của Thầy Minh Niệm. Trong video, Thầy có nhắc về Khủng hoảng giá trị, là khi một người trải qua cảm giác tự vấn "Tôi là ai? Tôi đến cuộc đời này để làm gì? v..v..". Thường sau đó sẽ có vài tình huống
1. Khi cơn khủng hoảng đi qua, quay lại phiên bản cũ
2. Cắt đứt sự khủng hoảng = việc chấm dứt tiếp tục sống
3. Đập bỏ hoàn toàn phiên bản cũ, một sự mất đi của cái cũ, và thay thế bằng một cái tôi mới.
Cái ý thay thế một cái tôi mới này có liên quan tới ý cuối của bài viết. Thông thường, khi và chỉ khi trải qua một biến cố để xem lại hết cuốn phim cuộc đời, chúng ta sẽ tự thấy được cái gì là thực sự quan trọng với mình, aka, tại sao mình cần tồn tại và tiếp tục? Khi nhìn ra, bạn sẽ đo đếm xem những điều đó nên được vun vén như thế nào với thời gian còn lại của mình. :D
https://www.youtube.com/watch?v=X_rfW4bBVc4 [để lại video ở đây, sau này xem lại coi có phản tư gì khác không].