Phân tích insight như thế nào để đặt mục tiêu và lên kế hoạch hành động hiệu quả?
Áp dụng cho quản lý bản thân và quản lý cách ta vận hành cuộc sống
CREATE: là chuỗi nội dung chia sẻ về cách làm từ sáng tạo nội dung, đến cách thu thập insights và kinh doanh tiếp thị hiệu quả.
Hello chào bạn,
Cuối cùng thì những ngày Hạ Chí đã tới. Tại Châu Âu, giai đoạn này được xem là mùa chậm nhất trong năm. Bắt đầu từ Hạ Chí (tuần cuối tháng 6 tới tháng 8), bạn sẽ thấy lác đác nhân viên trong đội ngũ, tới các bộ phận khác và thậm chí các công ty đối tác sẽ có người đi nghỉ hè dài. Do vậy, thường thời gian này khá im ắng.
Sống ở Bắc Âu một thời gian, mình thấy một số thói quen mùa hè rất thú vị. Tỉ dụ như một số người sẽ thuê (hoặc mua) căn hộ mùa hè (summerhouse/ summer cottage). Đặc điểm chính của các căn hộ này là:
ở xa thành thị, thường lấp ló trong khu rừng đồi hay biển
có rất ít tiện nghi như điện, nước, internet
Có người còn chọn hình thức khắc khổ hơn kiểu như căn nhà không có điện từ 17h trở đi, internet chập chờn v..v.. để tập tối giản nhất có thể. Mục đích chính là BLOCK (ngắt) hoàn toàn hoạt động thường ngày, làm sạch tâm trí và về với cuộc sống đơn sơ nhất cùng thiên nhiên.
Trong thời gian này, mọi sinh hoạt thường chậm rãi, tạo điều kiện để mỗi cá nhân phản tư và sạc năng lượng tốt nhất. Giai đoạn này có thể kéo dài 1 tuần hoàn toàn một mình, có người thì ít hoặc nhiều hơn, tùy vào điều kiện sống. Nhưng chắc chắn sẽ có một khoảng lặng mà ai cũng dành cho cá nhân mình.
Quay ngược lại với những người không có căn nhà mùa hè (như mình), thì tụi mình cũng làm được cái việc BLOCK bớt những thứ không-cần-thiết trong một thời gian cố định chứ, phải hong?
Với mình, hạ chí đi qua, mùa hè và những cơn mưa tới là thời điểm thích hợp để tĩnh tâm nhìn lại kế hoạch và hành động của 6 tháng vừa qua. Từ các dữ kiện đó, chúng ta có cơ sở để nắn chỉnh cho các dự kiến của 6 tháng còn lại.
Gợi ý note nhanh để review đánh giá quá khứ, hiện tại và tương lai
Bài viết trước mình nhắc về việc ghi chép giúp làm đầy dữ liệu cá nhân cho bản thân, như việc tạo câu chuyện của mình, cho tới insight nhanh chóng từ các buổi phỏng vấn. Trong phần này, mình sẽ chia sẻ các điểm bạn cần note (nhanh) xuống để phục vụ phần vận hành trong công việc của mình.
Mặc dù đây chỉ là gợi ý cho phiên bản cá nhân, nhưng nếu nhìn rộng sang quy mô tổ chức, bạn có thể áp dụng nó sâu hơn để phân tích cách vận hành tổ chức doanh nghiệp, đội nhóm và các hoạt động kinh doanh khác. Nguyên lý là giống nhau.
Quay lại với chiếc note đơn giản cho cá nhân của tụi mình thôi.
Mục đích là viết nhanh xuống các suy nghĩ trong đầu xuống trong khoảng 5-10 phút. Sau đó, hãy dùng các ý này như cơ sở, để bắt đầu phân tích đánh giá và dự đoán 6 tháng đầu của năm 2025 có thể sẽ như thế nào nhé.
Bây giờ, hãy tưởng tượng một dòng thời gian kiểu này:
TÔI của 6 tháng trước - TÔI HIỆN TẠI - TÔI của 6 tháng sau
Rồi, tiếp theo, chúng ta viết xuống:
BẠN ĐANG Ở ĐÂY: Tháng 06/2024
Check-in nhanh mood của bạn hiện tại
Bạn đang thực hiện các dự án/công việc gì?
Bạn đã học được/thiết lập những kỹ năng/thói quen gì?
NHÌN LẠI QUÁ KHỨ VÀ TƯƠNG LAI GẦN: Tua nhanh trong đầu tháng 01-tháng 06/2024 để kiểm tra nguồn lực, thời lượng và khả năng có thể sắp xếp hoàn thành kế hoạch của Tháng 07 - Tháng 12/2024. Khi đã chạy một dọc các sự kiện đó trong đầu, hãy trả lời các câu sau:
Tổng 6 tháng còn lại: thời gian vs. dự kiến kế hoạch đã lên, cái nào chưa xong, cái nào gấp cần hoàn thành
Tháng 07 - Tháng 09/2024: Phân bổ nguồn lực và mức ưu tiên cho 3 tháng gần nhất
Tháng 10 - Tháng 12/2024: Phân bổ nguồn lực cho 3 tháng cuối năm, cái nào bắt buộc phải hoàn thành vào 20.12.2024?
NHÌN LẠI QUÁ KHỨ VÀ TƯƠNG LAI XA: Bây giờ hãy tiếp tục nhìn lại 6 tháng của 2024, ghi chú lại những đặc điểm về vụ mùa, tính chất dự án, con người của giai đoạn này để cân nhắc khi hoạch định cho 6 tháng đầu của năm sau, năm 2025. Ví dụ như sau:
Tổng 6 tháng đầu năm 2024 có những sự kiện quan trọng gì đã xảy ra với bạn? Về mặt con người (các mối quan hệ), về sức khỏe tinh thần của cá nhân bạn
Tháng 01 - tháng 03/2024: Những sự kiện lặp lại hằng năm như Năm Mới, Tết đã xảy ra chuyện gì; năm sau có thể lặp lại tương tự vậy không?
Tháng 04 - tháng 06/2024: Tương tự, Quý 2 2024 thì tình hình công việc dự án, xu hướng có những biến chuyển gì. Nếu năm sau cũng lên kế hoạch tương tự thì có xác suất tốt hơn hay tệ đi? Với cá nhân bạn thì sao?
Khi ghi chú lại những nhận định này, bạn sẽ có cơ sở để:
tự tin cho hoạt động và kì vọng trong 6 tháng còn lại
lên kế hoạch và có mục tiêu sát vởi khả năng của mình cho kế hoạch tổng của 2025
Bởi tất cả những thông tin trên là FACT (sự thực) các dữ liệu đã diễn ra trong chính công việc và cuộc sống của bạn. Tất nhiên, những sự kiện không dự đoán được, chúng ta không thể kiểm soát, chúng ta bỏ sang một bên thôi.
Sử dụng hệ thống OKR cho việc lên kế hoạch, phân tích và đánh giá
Trong 1 tháng vừa qua, mình đập đi xây lại cách quản lý bản thân theo OKR. Tin buồn là mặc dù mình không hoàn thành hết các mục tiêu và kết quả đề ra. Nhưng tin vui là mình có một hệ thống quản lý các tác vụ của bản thân rõ ràng hơn. Quản lý bản thân đòi hỏi kỹ năng và sự nghiêm túc, tương đương, hoặc thậm chí nên được ưu tiên hơn cả quản lý công việc nữa ấy.
OKR là gì thì bạn có thể đọc ở đây.
Còn đây là ví dụ của mình khi áp dụng OKR cho các dự án cá nhân.
GOAL (mục tiêu): thiết lập lối sống khỏe mạnh về thể chất và tinh thần cho bản thân.
Chúng ta cần làm rõ định nghĩa của GOAL - "thiết lập lối sống khỏe mạnh về thể chất và tinh thần" nghĩa là sao? Và đây là lúc bạn chia nhỏ nó thành Objective (mục đích cụ thể)
OBJECTIVE (Mục đích)
Objective 1 - O1 (Mục đích 1): thiết lập được thói quen và nghi thức tốt cho sức khỏe tinh thần
Objective 2 - O2 (Mục đích 2): thiết lập và duy trì được các hoạt động thể chất
Rồi, bạn thấy cụ thể hơn chưa? Bạn có quyền định nghĩa khác đi và các mục đích cần có sẽ khác đi. Nhưng đây là ví dụ. Ví dụ ở đây sẽ chỉ cho bạn khái niệm làm cái gì thì thỏa điều kiện tôi đang trên đường thiết lập lối sống khỏe mạnh về thể chất và tinh thần.
Tiếp theo, bạn cần có kết quả cụ thể cho hành động của mình. Có kết quả thì mới đo lường được, mới biết được mình đang ở chặng nào của dự án và mới biết làm như thế nào thì gọi là xong?
Mình lại tiếp tục chẻ nhỏ, kết quả đóng góp vào sự hình thành của Mục đích 1. Sẽ được viết là O1.K1 ...
KEY RESULTS (Kết quả cần đạt được) cho Mục đích 1 (O1)
O1.K1: Dùng mạng xã hội max 1.5hr một ngày trong 4 ngày/tuần
O1.K2: Có quyền sử dụng mạng xã hội trong khung giờ 17h-19h/ngày trong 4 ngày/tuần
O1.K3: Đi ngủ trước 22h mỗi đêm, đều đặn ít nhất 4 ngày/tuần
Đó, như vậy, bạn sẽ thấy mình tự tạo bảng kết quả cần đạt được trong một tháng, để bắt đầu một thói quen tốt hơn cho sức khỏe tinh thần. Với dạng dự án thiết lập thói quen này, mình sẽ cần đi qua các giai đoạn như: thay đổi dần thói quen xấu hiện tại - loại bỏ - tạo mới - duy trì thói quen tốt. Việc tách giai đoạn như thế nào và trong khoảng thời gian nào là hợp lí, bạn sẽ cần thu thập dữ liệu một cách nghiêm túc. Tóm lại là bạn phải đổ dữ liệu bằng cách chép xuống.
Lưu ý là, bất kì một sự thay đổi nào cũng tạo cảm giác khó chịu. Do đó, bạn cần làm từng chút một. Ví dụ nhé, khi thiết lập việc đạt được O1 trong vòng 1 tháng, nghĩa là mình cần tick được K1/K2/K3 nhưng mình sẽ không ép bản thân phải làm được tất cả K1/K2 ngay từ tuần đầu tiên. Mình sẽ chọn, như K1 trong tuần 1, rồi K3 ở tuần 2 và vẫn duy trì K1 chẳng hạn.
Và có khi, mình quá tự tin, nghĩ rằng có thể đạt được hết trong 1 tháng nhưng thực tế là mình cần 2 tháng duy trì thói quen. Điều quan trọng ở đây là đo được thực tế hành động vs. kết quả vs. mong muốn của bản thân, để biết mà căn chỉnh cho phù hợp.
Đây không phải là một điều viết ra xong thì sau 1 tuần hay 1 tháng là hoàn thành. Càng hiểu bản chất dự án và khả năng của bản thân bao nhiêu, bạn càng có cơ sở để dự đoán nên chia thời gian ra như thế nào là hợp lí.
Và bạn có thể áp dụng vào đặt mục tiêu cho việc kinh doanh luôn như bên dưới.
Việc đặt kế hoạch có kết quả cụ thể, ứng với từng mục tiêu cụ thể sẽ giúp bạn mường tượng được các tác vụ cần làm. Điều này sẽ giúp bạn rõ ràng trong việc hình dung thời gian, mức độ kĩ năng và năng lượng bạn cần để xây hình cho mục tiêu đó.
Phân bổ kết quả theo một khung thời gian cũng giúp bạn cụ thể hóa thứ tự ưu tiên. Và quan trọng hơn hết, lúc theo dõi và rà soát lại, bạn có cơ sở để lên mục tiêu cho những lần sau. Đây là tiền đề để bạn quản lý kì vọng của mình - một con dao hai lưỡi sẽ chém ngọt sự tự tin nếu bạn không thực sự biết nên đặt cược khả năng của mình tới mức nào.
Đối diện với những nhiệm vụ khó nhằn và lộ trình ra quyết định
Bạn biết đấy, lúc lên kế hoạch, cho dù có cẩn thận cân nhắc mọi yếu tố, chúng ta vẫn luôn có xu hướng tô hồng viễn cảnh sẽ xảy ra. Điều đó chả có gì sai cả. Con người ai chả có quyền hy vọng "tôi sẽ làm được điều này".
Lúc bắt tay vào hành động sẽ là lúc bạn đối diện lần nữa với viễn cảnh mà bạn đã lên kế hoạch. Và cuộc chiến với chính mình tới đây mới thực sự bắt đầu. :)
Thế thì làm sao để chúng ta chiến đấu với chính mình đây? Mình không có câu trả lời hoàn hảo cho từng bạn, mình chỉ có thử nghiệm và đúc rút cho cá nhân mình thôi. Dưới đây là gợi ý bạn có thể tham khảo.
Để có "công thức chuẩn" cho bản thân, bạn bắt buộc phải biết rõ các rào cản, nhu cầu v..v.. từ các "cuộc chiến trước" của mình. Một lần nữa, dữ kiện cá nhân của bạn, càng rõ ràng bao nhiêu, bạn càng có giải pháp phù hợp bấy nhiêu.
Tặng bạn một quy trình lọc task của mình như sau nhé
TÓM LẠI THÌ
Bài viết này không có ý định giảng dạy về tư duy lập kế hoạch hay quản lý năng suất bản thân, vì chính mình cũng vẫn còn học về chủ đề trên. Tuy vậy, mình hy vọng bạn nhận thấy rằng:
các bản notes khi sắp xếp lại theo chủ đề sẽ thực sự giúp bạn hiểu rõ về con người mình
dữ liệu nhỏ lẻ sẽ không có ích lắm, nhưng dữ liệu dạng lớn theo dòng thời gian, theo sự kiện sẽ giúp bạn phân tích được chính các hành động và hiệu quả hoạt động của mình
Cuối cùng thì, chúng ta có rất nhiều cái "muốn" nhưng chúng ta phải rất rõ ràng cái mình "cần" và "khả năng" của bản thân để không vô tình tự hủy hoại bức tranh mà mình đang xây. Muốn 1, Muốn 2 sẽ được xây từ Cần 1, Cần 2, Cần 3.
Đôi khi khi áp kế hoạch hành động và thực tế vào, có thể trong một tháng bạn không hoàn thành được hết những việc cần làm. Nhưng chí ít, bạn biết là trong tháng này, bạn đã xong 3/5 việc Cần làm; thay vì đụng vào 5/5 cái Cần nhưng không có một cái nào hoàn chỉnh. Và đó là thảm họa mà không một ai trong chúng ta muốn cả.
Việc hoàn thành một số mục tiêu quan trọng còn tốt hơn là cố gắng làm tất cả mà không đạt được gì cả.
Chúc bạn một mùa hè thật rực rỡ và đầy ý nghĩa nhé.
Norah VO
From Insights To Intelligence
đồng cảm ghê chị ơi T v T