OKRs những cung đường chạm tới giấc mơ
Hay việc học cách "Measure what matters" (Đo cái cần đo)
Hello hello,
Chào bạn. Tiếp nối chủ đề của tuần trước, câu chuyện về hiệu suất và chẻ nhỏ công việc ra theo dạng bite-sized để chúng ta dễ xử lý và tập trung hơn. Thực sự thì những ai đã biết đến phương pháp làm việc agile theo kiểu mô hình Kanban (ứng dụng dễ thấy nhất là Trello) thì sẽ không lạ lắm với những thứ mình chia sẻ ở trên.
Nhưng biết về nó cũng chưa chắc có thể ứng dụng được nó, nhỉ? Tỉ dụ như mình và team làm việc cùng đều lên kế hoạch công việc theo dạng Agile Method này. Bọn mình sẽ chia một năm nhỏ lại thành quý, và mỗi quý thì có 3 tháng. Mỗi một tháng có 4 tuần. Và lúc này, chúng mình sẽ nhìn theo SPRINT - đơn vị của 2 tuần.
Trong 2 tuần sẽ có 10 ngày làm việc tất cả. Mỗi ngày là một user story point, để từ đó bạn bắt đầu ấn định khối lượng và thời gian cần hoàn thành trong sprint đó.
Lý do cho tất cả việc này là gì?
Với đa phần các sản phẩm hoặc dự án ngày nay đều đòi hỏi một quy trình có phần linh hoạt. Không còn hình thái team A phải xong hoàn toàn thiết kế giao diện ứng dụng điện thoại thật xịn xò mỹ mãn rồi mới đưa qua team lập trình hay người làm nội dung.
Tại sao?
Bởi vì ngoài chuyện nguyên quy trình thiết kế hoàn hảo một thứ gì đó, chắc chắn sẽ cần sửa đi sửa lại nhiều lần. Và ý kiến kinh nghiệm của nhiều phòng ban, kèm theo sự phối hợp nhịp nhàng hay kế thừa của bộ phận khác cũng không kém quan trọng.
Vậy nên, chắc chắn nhận feedback và cần phải điều chỉnh tới lui, chấp nhận sai hay thiếu ngay từ đầu là bình thường và bắt buộc. Do đó, để tránh chuyện ôm khư khư một ý tưởng gì đó làm cho xong, nên hình hài đẹp đẽ rồi mới dám hé ra để chia sẻ thì việc bẻ nhỏ quy trình thiết kế, sáng tạo hay sản xuất là cần thiết.
Để biết ngay và luôn sai hay thiếu chỗ nào mà sửa và cập nhật liền. Trong 2 tuần thì chỗ sửa sẽ ít hơn và công đoạn làm lại cũng không mất thì giờ như việc một sản phẩm đã xong gần như 90% sau 2 tháng là vì vậy.
Kinh nghiệm cá nhân của mình khi áp dụng cách làm việc này: “Quéo”.
Bản thân mình là một người yêu thích việc mọi thứ xong xuôi đẹp đẽ rồi thì mới mở miệng và chia sẻ ra cho mọi người xem. Nên khi bắt đầu áp dụng, mình bị một áp lực vô hình và không muốn nói về thứ bản thân đang làm. Tuy nhiên, làm vậy cũng không được, vì để một thứ nên hình hài đẹp đẽ, có khi sẽ mất tận 2 Sprints, tức là 1 tháng. Và ai cũng có các đầu việc nhỏ cho mình, ai cũng chia sẻ các đầu việc nhỏ thì bản thân mình không thể ép đầu việc to (một thứ sạch sẽ đẹp đẽ) vào khuôn của một khung thời gian ngắn được.
Lúc này, câu chuyện lại là “giả bộ” áp theo khung thời gian ngắn, chẻ nhỏ nhưng thực tế khối lượng công việc vẫn lớn. Và đó là một sự khập khiễng để tạo nên áp lực vô hình mà phương pháp làm việc này không nhắm tới.
Một hình thái khác của kiểu “giả bộ bite-sized” nhưng thực chất áp lực ngầm lên bản thân là việc đặt mục tiêu dài hạn, ở xa vào làm mục tiêu ngắn hạn, ở gần. Tức là ép thời gian lại để bản thân cần hoàn thành một thứ gì đó cho thỏa mãn mục tiêu đưa ra. Chuyện này sẽ càng tồi tệ hơn nếu bản thân người lên kế hoạch không đủ tỉnh táo và tập trung nhìn nhận đầu việc hằng ngày để đi đến mục tiêu đó. Bởi chúng ta có rất nhiều mục tiêu và rất nhiều thứ to nhỏ khác nhau mà.
Vậy thì nên nhìn nhận cách đo lường hiệu quả của bản thân như thế nào? Và làm sao để kéo bản thân đi đúng đường và đạt mục tiêu nhỏ/to/gần/xa mà mình đề ra?
Phương pháp OKRs
OKRs là viết tắt của chữ Objective - Key Results. Khác với đo lường hiệu quả theo KPIs tức là các chỉ số đánh giá một hoạt động nào đó hiệu quả hay không, thì OKRs lại nhìn vào kết quả theo dạng những viên gạch đã được hoàn thành trong tổng quan bức tường đang muốn xây. Nó có tính xâu chuỗi hệ thống và giúp mục tiêu đề ra có phần rõ ràng và kết nối hơn với các hành động/đầu việc nhỏ.
Objective: mục tiêu ám chỉ việc chúng ta muốn đạt được là gì. Nó cần cụ thể, có tính hành động và có khả năng khơi gợi cảm hứng. Tỉ dụ như: Hoàn thành một quyển sách 100k chữ về Insight chẳng hạn.
Key Results: là những kết quả sẽ đặt ra để làm thang đo cho tiến trình đang làm và chỉ ra mục tiêu ở trên có thể đạt được bằng cách nào. Những KRs kết quả đặt ra phải cụ thể, gắn chặt với thời gian, thậm chí có tâm thế tiến lên/tấn công nhưng phải thực tế.
Các KRs cho ví dụ trên như:
Hoàn thành outline sách vào ngày xx.
Được phê duyệt từ NXB về chủ đề và outline.
Hoàn thành 30k chữ đầu tiên.
Hoàn thành 30k chữ tiếp theo.
Hoàn thành 40k chữ cuối cùng.
Biên tập từng phần.
Và xuất bản.
Từ những cột mốc lớn này, ta lại chẻ nhỏ ra nữa như trong mục “hoàn thành outline vào xx” sẽ có:
Research & thu thập ý tưởng từ ít nhất 2-3 quyển sách
Viết nháp outline
Hoàn thiện outline
Hiệu chỉnh outline
Liên hệ NXB
Nhận feedback và chỉnh sửa outline
Và cứ mỗi gạch đầu dòng, thực ra lại có một vài thứ nhỏ nữa có thể chẻ ra, để mỗi ngày hay mỗi lần bắt tay vào hoàn thành mục tiêu này, bạn biết mình đang ở đâu. Càng rõ ràng tới đâu, càng dễ tiến gần đến mục tiêu tới đó. Nhưng như mình chia sẻ, khi đã ra một lộ trình cực kì dài hơi, thì hãy cất bớt đi các cột mốc ở sau, cất bớt đi thật nhiều gạch đầu dòng của khung thời gian sau, để tập trung thật sự vào một gạch đầu dòng của khung giờ bạn đang làm việc thôi.
4 quyền năng khi quản lý công việc theo phương pháp OKRs
Sự tập trung và cam kết vào các đầu việc ưu tiên: OKRs chính xác là phương pháp để bạn “đo lường cái gì thực sự quan trọng”. Cho nên, khi lên mục tiêu và các kết quả chính cần đạt, cái cần thiết trước tiên là hỏi bản thân “Đâu là thứ QUAN TRỌNG NHẤT tới cuối 2023, tới hết mùa thu, hết hè, và hết tháng này?”. Khi ta hiểu OKRs cũng là việc đưa bản thân buông bớt những nguyện vọng, để tập trung vào cái thực sự quan trọng và cần thiết; thì nhìn vào kế hoạch bạn sẽ dễ cam kết và tập trung.
Sự phối hợp và kết nối hay teamwork: ví dụ mà mình nêu ở trên cũng là một phần cho thấy việc chẻ nhỏ mọi thứ ra để có thể hợp tác và làm việc chung dễ dàng hơn là như thế nào. Khi đã bẻ nhỏ mục tiêu thành các kết quả, những người liên đới trong quy trình sản xuất sẽ nhìn thấy việc họ chung tay giúp được gì trong suốt quá trình mọi thứ diễn ra. Tỉ dụ như việc viết sách, sẽ có NXB liên đới, Biên tập viên cho tới trợ lý cá nhân của bạn. Vậy thì khi rõ ràng chặt chẽ từng khâu, bạn cũng hình dung được đâu là thứ mình thực sự kiểm soát, đâu là thứ người khác sẽ đóng góp vào để không nhập nhằng mà đi cho hết lộ trình đã đề ra.
Dễ dàng theo dõi: Đây cũng một phần trong ý ở trên. Khi tách nhỏ thành các phần kết quả chính, bạn sẽ biết khúc nào nên làm trong bao lâu? Nếu đi hết 2 tuần mà chưa xong outline sách thì đang bị chậm ở khâu nào? Vậy làm cách để nó bớt chậm nhất? Hoặc đang bị dừng ở đâu để tập trung tháo gỡ chỗ đó thôi? Và đó cũng là lý do cứ cách 2 tuần (10 ngày làm việc) thì cần giở lại để xem tiến độ đang đi tới đâu rồi.
Strech for Amazing - Chừa chỗ cho những điều kì diệu xảy ra: Có lẽ đây là cái cần làm rõ giữa mục tiêu thực tế và tham vọng. Google còn chia nó làm hai phần: các mục tiêu cần cam kết và các mục tiêu khát khao. Vì cuộc đời đâu phải lúc nào cũng răm rắp như robot không cảm xúc, nên nếu biết và có thể chia tỷ lệ mục tiêu thực tế và mục tiêu khát khao thì vẫn nên làm. Quan trọng là rõ ràng. Và thực tế là khi một mục tiêu bạn hằng khao khát được chọn và hoàn thành, kết quả sẽ cực kỳ mỹ mãn.
Trong trường hợp này, như ví dụ của mình, viết một quyển sách là mục tiêu có phần khát khao vì nó không phải là thứ quan trọng nhất. Nhưng đúng, nếu nó hoàn thành, thì đó là một phần thưởng cực kỳ động viên và có nhiều ý nghĩa trên hành trình chia sẻ về insight của mình vậy.
Vậy đó, hy vọng bài viết này insightful với bạn. Còn lý do insight lại viết về OKRs và cách làm việc hiệu quả ư? Vì vốn dĩ insight không hoàn toàn thuộc marketing, và vì sau hành trình tìm kiếm insight về GenZ, thì mình bị thuyết phục ở sự cần thiết khi nói đến sự tập trung. Và mình sẽ ra mắt một sự kiện cực kỳ thú vị và bổ ích về chủ đề này. Stay tuned nhé.
Norah VO
From Insight To Intelligence
*Tham khảo: https://rickkettner.com/measure-what-matters-book-summary/