Làm việc hiệu quả vs. hiệu suất
Hay kinh nghiệm cá nhân để hoàn thành, tránh burnout và hiệu chỉnh cho 6 tháng còn lại của 2023
Hello hello,
Chào bạn. Tuần này nội dung mình gửi đi trễ một chút so với dự định. Trùng hợp là nội dung chia sẻ và khung thời gian hiện tại lại đúng chủ đề hôm nay hơn: hiệu suất.
Hiệu suất làm việc muôn đời là mối quan tâm của nhiều người. Chúng ta có thể đặt ra các mục tiêu hay hoài bão mong cầu khác nhau, nhưng bản thân ai cũng có một số điểm giới hạn nhất định:
Thời gian
Năng lượng tinh thần
Năng lượng thể chất
Kiến thức
Tất nhiên liệt kê danh sách những cái “tôi cần” để đạt được cái “tôi muốn”, chúng ta sẽ ngó qua cái “tôi có” nữa. Công thức thì ai cũng biết nhỉ, nhưng câu chuyện hiệu suất với mình cho tới giờ phút này là thật sự thấm nhuần:
Tôi có gì và có thể làm được cái gì
Tôi cần xx cái này và cái tối thiểu tôi cần là gì để có thể bắt đầu cho cái tôi muốn
Tôi muốn xx này nhưng cái gì là cái tôi muốn nhất. Hiểu cái tôi muốn nhất càng rõ thì càng có động lực mà làm tiếp cái tôi cần là vì vậy.
Có rất nhiều chia sẻ ngoài kia về làm sao để làm việc hiệu suất (efficiency) rồi, mình tự nhận không phải là người rất hiệu quả (productivity) trong công việc. Nhắc tới hai cụm này, mình chia sẻ lại một đoạn định nghĩa mình khá tâm đắc:
Mức độ hiệu quả được đo bằng việc bạn làm được nhiều hay ít trong một khung thời gian nhất định. Trong khi hiệu suất là việc bạn có hiệu quả với càng ít công sức bỏ ra càng tốt. Mức độ hiệu quả là việc đo lường giữa sản phẩm đầu ra với thời gian. Còn hiệu suất lại là chuyện đo input (đầu vào) và output (đầu ra). - John Rampton 1
Ví dụ, bạn đã có thể trả lời 50 chiếc tin nhắn từ khách hàng trong tuần rồi vì bạn đánh máy và giải quyết vấn đề nhanh. Bạn đã làm việc hiệu quả. Trong khi đó, nếu bạn cũng giải quyết thắc mắc cho 50 khách hàng một cách nhẹ nhàng, với sự trợ giúp của app tự-trả-lời các câu hỏi FAQ (các câu thường được hỏi), thì bạn vừa hiệu quả mà vừa hiệu suất.
Nói tóm lại, trong thế giới với một chồng to-do list, việc tập trung và hoàn tất một cái gì đó là quan trọng, là hiệu quả. Nhưng để bạn không vào tình trạng burnout, thì bạn cần học cách nâng cao hiệu suất.
Như vậy, nếu nhìn theo ngày, bạn sẽ thấy chúng ta có các mốc như sau:
Một công việc được hoàn thành trong ngày
Nhiều công việc được hoàn thành trong ngày (một ngày hiệu quả)
Nhiều công việc được hoàn thành một cách nhẹ nhàng trong ngày (một ngày hiệu suất)
Ngoài những phương pháp trước đây mình từng chia sẻ như block khung thời gian nhất định, phân loại đầu việc thì hôm nay mình muốn chia sẻ tiếp kinh nghiệm thực tế và còn mới tinh mà bản thân đúc rút lại trong 1 tháng đổ lại đây, để giải quyết tình trạng to-do list dài sọc và có nhiều ngày vẫn chưa xong 1 mục nào cả.
Bite-sized và giới hạn danh sách
Với một người hay phân tích như mình, việc lên quy trình hay nhìn thấy một dọc các thứ liên kết với nhau khi lên kế hoạch đầu việc gì đó là bình thường. Mình có thể nảy ra rất nhiều ý tưởng cho một vài keyword, nhưng điều đó không thực sự giúp mình có một ngày làm việc hài lòng.
Ví dụ: Danh sách đầu việc ngày hôm nay của mình như:
chia sẻ nội dung lên bản tin Substack
thiết kế bài giảng về research và phân tích insight
đọc báo cáo cập nhật thị trường
check và trả lời email
hoạt động mạng xã hội . . .
Thực ra các gạch đầu dòng này còn ngắn so với chiếc bảng thực tế mình kẻ. Một phần khi lên kế hoạch, cái mình nghĩ tới là cảm giác khi hoàn thành. Một phần khác, khi thấy rõ ràng các thứ cần làm, mình sẽ cảm thấy tiếc nếu phải xóa đi vì nhỡ hôm khác lại quên không thực hiện thì sao? Nói chung là còn rất nhiều yếu tố cho một danh sách dài sọc.
Nhưng khi nhìn lại list ở trên, bạn sẽ thấy có những việc thực chất cần được chẻ nhỏ ra nữa, mà mình gọi là bite-sized. Khi nhìn vào “Chia sẻ nội dung Substack”, nó cực kì cô đọng. Nhưng khi bắt tay vào làm, “chia sẻ” không thực sự là cái mình thực hiện. Chính xác thì để “chia sẻ được nội dung”, các bite-sized (những mẩu việc nhỏ hơn) sẽ trông như này:
Gạch đầu dòng ý tưởng nội dung dàn ý
Research thông tin bổ sung
Viết nháp nội dung
Đọc lại và hiệu chỉnh
Thiết kế ảnh minh họa
Chia sẻ
Như vậy, một cách công bằng, một gạch đầu dòng “chia sẻ” sẽ bằng 6 công đoạn, đòi hỏi năng lượng khác nhau, nguồn lực khác nhau của mình để đảm bảo đầu việc đó là xong. Cho nên, nếu nhìn ngược lên danh sách to-do list trong ngày, những việc như “thiết kế bài giảng” cũng là viết tắt của tầm 5-6 bite-sized tương tự. Điều đó có nghĩa là mình đang kỳ vọng quá lớn vào bản thân hoặc là đang đánh giá quá thấp vào đầu việc.
Tại sao mình biết đang kỳ vọng quá lớn vào bản thân?
Vì mình đã thành thật journal lại thực tế một ngày của mình sẽ diễn ra như thế nào, từ lúc mở mắt dậy cho tới lúc đi ngủ, thời gian và các khung giờ diễn ra, cho tới thực chất số lượng task có thể hoàn thành.
→ Một quyết định sau quá trình quan sát của mình: 3-5 đầu việc trung bình lớn trong một ngày là đủ.
Một khi đã hạn chế gạch đầu dòng công việc cần hoàn thành, tâm trí sẽ dễ tập trung để giải quyết. Bản thân mình cũng tự bớt áp lực và thong thả chú tâm làm việc. Keyword ở đây là thong thả chú tâm. Bởi nếu đối mặt với một dãy dài sọc các đầu việc, sẽ rất khó để không nghĩ tới những thứ khác chưa làm.
Ngoài ra, tâm thế chấp nhận một công việc lớn sẽ được hoàn thành qua nhiều ngày khác nhau cũng cần có công tác tư tưởng với chính mình. Đơn giản vì năng lượng của chúng ta sẽ phù hợp để hoàn tất một vài tính chất đặc trưng của công việc trong ngày thôi. Không nên ảo tưởng sức mạnh.
Tính chất công việc x Năng lượng
Chắc bạn đã biết mỗi người có một khung giờ vàng khác nhau rồi đúng không? Khung giờ vàng đó là lúc trí não bạn minh mẫn nhất, bạn có thể tập trung tạo ra những sản phẩm, bài viết mới. Nói chung nó là phần “THỰC HIỆN CÓ CHÚ TÂM” đó. Có người là giấc sáng sớm, cũng có người là giấc tối khuya. Nhưng chung quy, tất cả sẽ xoay quanh mức độ năng lượng của bạn có phù hợp để giải quyết tính chất công việc lúc đó hay không.
Tham khảo của Dan Koe, nếu mình nhìn công việc theo dạng thông tin, chúng ta đơn giản sẽ có 3 dạng:
Đầu việc kiểu input nhập vào đầu: học cái gì đó, đọc nội dung, giao tiếp
Đầu việc kiểu output tạo ra cái gì đó: tạo bài viết mới, tạo bài giảng, tạo video
Đầu việc kiểu cleanse hay xả/làm sạch trí não: journal, ngồi thiền, workout, lên kế hoạch
Ráp với các buổi trong một ngày, cũng là từng thời ứng đúng với mức năng lượng của bạn cho các đầu việc, ta sẽ có:
Sáng: thời gian đầu óc fresh nhất, chưa nạp gì vào, khả năng tập trung còn cao → nên dùng thời gian này để tạo ra output, tạo nội dung, hiệu chỉnh thông tin, bắt tay vào viết
Trưa: sau khi bạn đẩy nội dung ra khỏi não (output) của buổi sáng, và có phần khó tập trung cao như giấc trước → nên nạp kiến thức, thông tin vào như nghe podcast, học đọc những thứ gì mới để bổ não, gọi điện hay xã giao
Chiều tối: gần như kết thúc một ngày, là lúc bạn cần thanh lọc tâm trí, chắt chiu những thông tin ý tưởng hay ho của mình → nên dành lúc này để thiền, viết nhật kí, thậm chí lên kế hoạch cho hôm sau, viết nhanh/nháp các ý tưởng trong đầu.
Với mình, thời gian chiều tối có thể dùng để workout nhẹ nhàng vì đây cũng là hoạt động boost năng lượng cực tốt. Đủ để xả bớt các tiếng ồn thông tin bên ngoài và kéo tâm ý về để hoàn tất những đầu việc nhẹ nhàng sáng tạo thôi.
TÓM LẠI
Nếu quay lại ví dụ về việc lên bài Substack, mình thường sẽ chia nó như này:
Tổi trước hôm chia sẻ: lên ý tưởng, research một vài thông tin, viết nháp
Sáng hôm chia sẻ: đọc lại bài viết, hiệu chỉnh và hoàn tất, thiết kế ảnh và chia sẻ
Và buổi trưa thì mình có thể nghe podcast đã saved hoặc đọc một vài chương báo cáo để nạp thông tin vào đầu.
Có lẽ bài viết này không thực sự nói nhiều về hiệu quả và hiệu suất như mở đầu. Nhưng nếu bạn nhìn hiệu suất như một hệ thống bản thân tự xây cho mình để sống và làm việc vui vẻ, hài lòng hơn; thì có lẽ nó là như vậy. Vẫn là hiểu giới hạn của bản thân, chấp nhận nó, và bắt tay vào giúp mình giải quyết từng chút từng chút một.
Vậy đó, mở đầu bài viết tháng 06 hy vọng insightful với bạn nhé.
Norah VO
From Insights To Intelligence
https://www.linkedin.com/pulse/how-do-you-measure-your-efficiency-john-rampton-1e/