Vẽ quy trình để think outside of the box
Vẽ quy trình để think outside of the box
Hay hữu ích của việc blueprinting và giải pháp bền vững
Hallo hallo,
Chào bạn, gõ cửa tháng 09. Chắc giờ này một số bạn đã ấm êm với kế hoạch nghỉ lễ 02/09 của mình rồi nhỉ, số còn lại có khi đang thả trôi thư giãn với những ngày cuối tuần, đầu tháng 09.
Tháng 09, mở đầu của quý 4, quý cuối cùng của năm 2022. Có lẽ thời điểm khá ý nghĩa nên mình cũng chậm rãi chia sẻ một chút trong bản tin hôm ngay với mong muốn khơi gợi một chút cảm hứng cho bạn cùng nhìn nhận và lên kế hoạch cuối năm.
Lần gần nhất mình chia sẻ về việc “Think outside of the box” - nhìn nhận sự việc với góc nhìn khác để giải quyết vấn đề. Trong đó, việc đầu tiên chúng ta cần làm là bóc tách, mổ xẻ vấn đề để đánh giá và xem xét mình đang bị vướng mắc chỗ nào. Từ đó mới đi tiếp xem xét các nguồn tài nguyên của bản thân hoặc vay mượn được để giải quyết.
“Bóc tách” vấn đề hay break things down tính ra là mấu chốt để bắt đầu. Và quả thật, kỹ năng này cần thiết cho hầu hết mọi góc cạnh cuộc sống, bạn ạ.
Với mình, công đoạn bóc tách có thể nhìn theo các hướng sau:
Tầng tầng lớp lớp của các rào cản trở ngại mà mình đang gặp (trường hợp này là vấn đề thật sự, và mình sẽ cần đặt ra các câu hỏi để xem đâu là cái làm tắc nghẽn nó)
Quy trình mình thường làm một việc gì đó (nếu vấn đề mình muốn giải quyết là cải tiến hiệu suất, mình sẽ nhìn xem quy trình đó có khâu nào mất thời gian hay không?)
Như vậy, chúng ta thường có 2 mục đích để làm câu chuyện bóc tách này khi nhắc tới vấn đề. Có lúc chiều hướng bóc tách sẽ chia làm 2 hướng tách bạch, có khi bạn sẽ bị nhập vào làm một không có ranh giới rõ ràng. Không sao cả, một khi chúng ta chia nhỏ nó ra, chúng ta sẽ biết mình cần làm gì.
Bóc tách quy trình để có cách làm khác
Một sáng nọ thức dậy, mình nhận được tin nhờ vả của cô mình về việc dịch giúp một video clip 10 phút trên Youtube từ tiếng Anh sang tiếng Việt.
Nếu là một ngày rảnh rang, mình chắc đã bắt đầu với việc:
Mở video lên nghe nhanh để xem chủ đề là gì, ý chính ra sao
Lên sườn, ước lượng thời gian để ngồi dịch các phần chính
Bắt đầu ngồi nghe. Nghe tới đâu, đánh máy phần dịch tới đó.
Hoàn tất dịch thuật, rà soát lần nữa file dịch xem lỗi chính tả, ngữ nghĩa có khó hiểu hay không
Gửi lại cho cô mình đọc
Đây sẽ là quy trình mình làm việc dịch thuật giúp cô mình. Và rõ ràng, với từng bước như vậy, và thời lượng video 10 phút, chắc chắn mình không thể bỏ ra chừng 15 phút để hoàn thành được. Hôm đó, mình có khá nhiều việc đã lên kế hoạch cần xong. Vậy thì
“Còn cách nào khác nữa không? Còn cách nào mà cô mình vẫn có thể hiểu nội dung video này và mình không cần phải ngồi dịch ra từng đoạn mất nhiều thời gian như vậy?”
Vấn đề chính ở đây là: thời gian cho công đoạn dịch
Outcome mong muốn: cô mình hiểu nội dung video
Vậy nội dung được chuyển ngữ là cái quan trọng nhất. Không cần biết người dịch đó có phải là mình hay không. Thậm chí, nếu mình hỏi kỹ ra “phần nào cần được dịch nhất” thì mình cũng rút gọn được công đoạn này rồi.
Cho nên là nếu bằng cách nào đó, phần nội dung trên Youtube được chuyển ngữ nhanh hơn, thì coi như vấn đề của mình sẽ được giải quyết.
Một thoáng chợt nghĩ, Youtube và Google là họ hàng với nhau và chúng ta có Google dịch làm công cụ khá phổ biến. Có khi nào có chức năng này luôn trên Youtube không?
À, và có thật bạn ạ. Và trong tích tắc 30 giây, mình làm ngay một “hướng dẫn nhanh” bằng việc screenshot màn hình và chèn lời hướng dẫn của mình cho cô.
Minh họa tin nhắn hướng dẫn bằng hình ảnh mình gửi cô mình
Cái hay của việc phát hiện ra giải pháp này là: cô mình không cần phải hỏi mình cho bất cứ nội dung nào cần dịch thuật trên Youtube nữa (hoặc hầu hết các video được phép tự động chuyển ngữ). Và việc học tập sẽ nhanh chóng và độc lập hơn rất nhiều.
Vỏn vẹn sau đề bài đưa ra 5 phút, mình có giải pháp bền vững. Vui cửa vui nhà. Nhanh gọn đôi bên.
Bài học ở đây là: sau khi vẽ ra quy trình thông thường, xác định được vấn đề và outcome mong muốn, mình sẽ hỏi “CÒN CÁCH NÀO KHÁC NỮA KHÔNG?” để triển khai giải pháp.
Bóc tách theo dạng blue-print quy trình để cải tiến sản phẩm
Nếu bạn nào làm trong lĩnh vực product marketing (tiếp thị sản phẩm) hoặc thiết kế sản phẩm, hệ thống thì chữ blue-print sẽ không lạ lẫm lắm.
Blue-print là thuật ngữ ám chỉ một bản phác thảo, tiêu biểu là bản vẽ kiến trúc nhà cửa. Ứng dụng của blue print trong thiết kế sẽ là dạng những biểu đồ diagram, flowchart theo dạng các bước, quy trình để thực hiện một việc gì đó, từ nhỏ tới to.
Việc làm blue print trong marketing có thể hình dung là dạng customer journey (hành trình khách hàng), đi từ điểm đầu chưa biết gì cho tới khi họ biết chút ít về mình và tới lúc họ quan tâm, trở thành khách hàng của mình.
Có một ví dụ trong product marketing mình chụp được trong lần tham quan Bảo Tàng IKEA khi họ lên bản vẽ thiết kế khu vực bếp.