Quản lý sự chú ý để hạnh phúc hơn
Khi tất cả mọi thứ xung quanh đều "muốn" ta san sẻ sự chú ý của mình với họ ...
Chào bạn, chào thứ tư
Một tuần rồi, bạn có gì mới không?
Tuần trước mình phát hiện ra nội dung có vẻ khó nuốt quá nhỉ ^^. Có đôi lúc bản thân háo hức với một thứ nhưng đánh rơi ý niệm không phải ai cũng như mình, rất thành thật xin lỗi bạn!
Tóm tắt lại chút, tuần rồi mình phát hiện ra rằng Việc quản lý thời gian nên chăng được xem như việc quản lý năng lượng sẽ đúng đắn hơn.
(Lưu ý: Phần tóm tắt này bạn có thể skip đọc luôn tới phương pháp ZOMBIE nếu không cần xem lại nội dung tuần trước nhé)
Với năng lượng, mình tạm chia nó thành 4 loại có thể ảnh hưởng tới một con người, nó bao gồm sức khỏe tinh thần, sức khỏe thể chất, sức khỏe tâm trí và sức khỏe xã hội. 4 yếu tố chi phối sự vui-buồn tâm trạng của một con người. Có bình ổn hoặc không quá trồi sụt 4 yếu tố này thì chúng ta mới đi quản lý tiếp công việc được, nhỉ?
Các cách quản lý thời gian thông thường mình thấy bao gồm:
Time blocking: bỏ thời gian vô từng ô, rồi xếp các sự kiện đầu việc vào từng khung, khung nào thì làm việc đó như đã lên kế hoạch
Timeboxing: thay vì tập trung vào tên của đầu việc, cái này là chỉ cho phép bản thân kiểu như 1h30 làm một thứ gì đó. Nghĩa là tập trung vào khoản thời gian sẽ bỏ ra.
Time tracking: là phương pháp theo dõi thời gian, thường sau khi làm xong việc gì đó thì nhìn lại phân tích để áng chừng và làm nhanh hơn cho các lần sau
Mình cũng sử dụng các cách trên, thông thường cách mình hay làm là:
Nghĩ ra danh sách đầu việc cần làm (theo tuần rồi theo ngày)
Tối đó hoặc sáng hôm sau, mình sẽ ngồi bỏ đầu việc vào ô thời gian mong muốn
Tưởng tượng là mình sẽ làm việc và cuối ngày sẽ tick hết mọi thứ.
Mình thậm chí còn book giờ cho mỗi đầu việc, như kiểu sáng book Calendar 9-10h để viết lách chẳng hạn. Hoặc có lúc mình sẽ batching, gom các công việc có tính chất giống nhau vào một lúc.
Nhưng thực tế là:
Không phải bảo ngồi làm việc A mất 1hr thì nó mất 1hr thật. Trong 1hr đó, có lúc mình đề cao bản thân hơi quá. Kiểu như trước khi viết bài chẳng hạn, mặc dù có đầy đủ ý tứ vân vân, tập trung cao độ tắt hết wifi mạng xã hội, thì mình có khả năng cao là viết xong sẽ bị lố giờ. Không đúng boong thời gian mong muốn được.
Với nhóm batching công việc, thực sự cảm giác làm xong một lúc các đầu việc tính chất giống nhau và tick hết 3-4 gạch đầu dòng rất phê. Có hôm mình viết một lèo 4 bài viết trong vòng 2-3 tiếng hơn. Cái hay của kiểu batch này là task đầu tiên sẽ hơi vất vì mình cần chạy đà warm-up, nhưng các task sau trôi chảy hơn nhiều. Có điều là, khi rơi vào trạng thái có phần flow này, mình sẽ dễ “quên luôn thời gian”.
Và tất nhiên là đây đều là trạng thái tốt nhất khi chúng ta tập trung nhất.
Một điểm nữa mình thường thấy là thời điểm và nơi chúng ta plan đầu việc. Trường hợp mình thấy có bạn còn plan trên điện thoại, trên sổ, trên tờ sticky note và mỗi nơi một chỗ planning bởi có những task mình biết trước, có những task bất thình lình ập tới và có những task xuất hiện lúc đang không có sổ trong tay và tình trạng khóc một dòng sông khi mỗi thứ một nơi T____T
Mình từng vậy (và vẫn còn đang sửa chữa nhiều) nhưng mình đã di dời kế hoạch làm việc mỗi ngày lên sổ. Với giấy và viết mình cảm giác kết nối hơn với công việc, mường tượng nó là cái gì. Vì viết chậm hơn, vừa viết vừa hình dung ra cách làm, rồi sắp xếp. Thay vì mình gõ lên máy tính hoặc điện thoại, nhanh thật nhưng rồi … quên luôn.
Cơ mà bỏ qua những “việc lắt nhắt” trong phần tổng hợp đầu việc. Hôm nay bọn mình tập trung tiếp vào chủ đề Quản lý thời gian, cụ thể là Quản lý sự tập trung nhé.
Có hai phương pháp mà mình học được của một bạn chuyên trị bullet journal. Mình để link tham khảo bài viết bên dưới.
Chế độ ZOMBIE (mình gọi là não đơ)
Đây là trạng thái trong ngày não chúng ta không muốn hoạt động nữa và bạn biết chắc bạn có ép mấy cũng không tập trung làm được cái gì đàng hoàng. Não đơ hay ZOMBIE là kiểu”làm mà không cần suy nghĩ”, kiểu theo quán tính vậy thôi. Vậy nên, thay vì đợi tới lúc đó, bạn hãy viết ra một danh sách các đầu việc tưởng như vô thưởng vô phạt này nhé.
Với mình, đây thường là khoảng thời gian sau khi ăn trưa xong, não không hoạt động nhạy bén và thậm chí rất buồn ngủ. Nếu hôm đó làm việc ở nhà, danh sách zombie của mình sẽ bao gồm những việc như: trả tiền điện, nước; rửa chén; chuẩn bị cơm nước cho buổi tối; research nội dung; gọi điện cho người thân v..v.. Với một ngày ở công ty, thường đây là lúc làm các việc admin giấy tờ như đi in ấn, gọi điện follow-up, dọn dẹp bàn làm việc v..v..
Đấy là những đầu việc ít ra khi làm xong, bạn cũng không lãng phí thời gian và năng lượng. Và quan trọng là thấy mình “xài” thời gian cũng có ích. Chế độ ZOMBIE có thể áp dụng cho một ngày lười hoặc mất não vì hoạt động quá công suất; hoặc cho một buổi hơi trầm trầm của bản thân.
Hệ thống 1-2-3-4
Mình cực thích cái hệ thống này bởi nó khá thân thiện với người dùng sổ, với chuyện làm việc cần có tâm trạng đúng đắn và bởi tính “dễ thở” của nó.
Trên bìa trái cuốn sổ (hoặc nếu bạn làm excel) ta chia 4 cột nhỏ, mỗi cột tượng tưng cho một mã màu chẳng hạn:
Nhóm 1: Cột đầu tiên dùng để đánh dấu các công việc dễ dàng, có thể hoàn thành nhanh chóng.
Nhóm 2: Cột thứ hai dùng để đánh dấu các công việc dạng “tay chân” như dọn dẹp, sắp xếp v..v.. (nói chung là không liên quan tới não)
Nhóm 3: Cột thứ ba dùng để đánh dấu các nhiệm vụ khó nhằn, mang tính tập trung cao và lâu.
Nhóm 4: Cột này chuyên trị các hoạt động vui vẻ hay thư giãn.
Rồi, bây giờ khi bạn đã có danh sách công việc, hãy bắt đầu ứng tính chất của nó vào chuỗi này theo thứ tự 1-2-3-4. Bạn chọn một nhiệm vụ từ mỗi nhóm trong tổng số bốn nhiệm vụ. Thực hiện bốn nhiệm vụ này theo thứ tự (Làm một nhiệm vụ nhóm 1, sau đó làm một nhiệm vụ nhóm 2, sau đó làm một nhiệm vụ nhóm 3, sau đó làm một nhiệm vụ nhóm 4). Khi bạn đang thực hiện “chuỗi” nhiệm vụ này, hãy cố gắng không dừng lại cho đến khi bạn hoàn thành cả bốn. Nếu bạn cần tạm dừng để giải quyết sự cố gián đoạn, hãy làm điều đó và tiếp tục nhanh nhất có thể. Nếu bạn muốn tạm dừng trong một khoảng thời gian dài, bạn nên bắt đầu lại với một chuỗi nhiệm vụ từ đầu (nhóm 1).
Tác dụng của hệ thống 1-2-3-4
Tại sao bạn cần thực hiện bốn nhiệm vụ theo thứ tự? Đó là vấn đề thuộc về tâm lý.
Đầu tiên, bạn thực hiện một nhiệm vụ nhanh chóng hoặc dễ dàng. Đây là cách tốt nhất giúp bạn tiến lên khi bạn chưa có nhiều động lực. Hoàn thành xong nhiệm vụ 1 là bạn đã xây dựng được một chút đà rồi. Tiếp theo, bạn thực hiện công việc dọn dẹp hoặc sắp xếp. Các hoạt động này dài hơn một chút nhưng không đòi hỏi nhiều năng lượng trí óc và bạn cảm thấy hài lòng khi phòng ốc sạch sẽ. Vì vậy, lúc này bạn đã có kha khá động lực – đây là lúc để thực hiện một nhiệm vụ lớn. Bạn sẽ đối mặt với một nhiệm vụ dài hoặc khó khăn vì tinh thần bạn đang ở mức cao nhất. Sau khi hoàn thành, bạn sẽ cảm thấy tuyệt vời nhưng kiệt quệ về thể chất hoặc tinh thần. Cuối cùng, đã đến lúc cho một nhiệm vụ thú vị hoặc thư giãn như một phần thưởng trước khi (tùy chọn) bắt đầu một chuỗi mới.
Cũng giống như với Chế độ Zombie, bạn không cần quản lý thời gian thực hiện mỗi chuỗi nhiệm vụ 1-2-3-4 của mình; bạn chỉ cần quản lý sự chú ý của bạn. Duy trì sự chú ý của bạn vào chuỗi, dù mất bao lâu, cho đến khi bạn hoàn thành hoặc buộc phải chuyển sang một việc khác.
Tóm lại thì
Quản lý thời gian đòi hỏi bản thân biết mình: biết mình đang có dạng công việc gì, biết khả năng làm việc và giới hạn tập trung, và cho phép những công việc “pop-up” có chỗ đứng trong kế hoạch. Mình không phải là một người quản lý thời gian xuất sắc, mình cũng không phải một người xịn xò khi nói đến quản lý năng lượng và cảm xúc. Mình thử rất nhiều, và cuối cùng mình nhận ra chỉ khi bản thân rõ ràng về tâm trí, hiểu mình có chia thời gian đủ cho công việc này thì bản thân sẽ thấy được động viên để làm tốt hơn.
Quy trình cuối cùng là phục vụ chúng ta, chọn cái nào mình hạp nhất thôi nhỉ. Mình đang thử hệ thống 1-2-3-4 này, còn bạn thì sao? Chia sẻ với mình nhé.
Happy Hump Day ^^
Norah VO
From Insights to Intelligence
Nguồn: Simple Time Management
Bài viết rất hay ạ, em sẽ áp dụng ngay cái hệ thống 1-2-3-4 ạ.
Dạo này não t thường xuyên ở chế độ Zombie, nhg cái ý tưởng 1-2-3-4 hay nè. Thế template đã tạo xong chưa vậy 😆?