Ghi chép (notes) như thế nào để thu thập insight?
Dùng note hiệu quả để tìm insight, làm nội dung và phát triển kinh doanh
CREATE: là chuỗi nội dung chia sẻ về cách làm từ sáng tạo nội dung, đến cách thu thập insights và kinh doanh tiếp thị hiệu quả.
Hello chào bạn,
Trong bản tin tuần trước, mình đã giới thiệu về quy trình làm việc cùng AI để flow hơn. Một trong những ý mình rất tâm đắc là chuyện thay thế chữ "làm" bằng chữ "thử ý tưởng" hoặc "chơi", mục đích để chúng ta bắt đầu từ từ vào trạng thái flow.
Cũng trong tuần rồi, mình phát hiện ra NotebookLM của Google, một ứng dụng cho phép tổng hợp tìm kiếm các bản ghi chú (notes) của chúng ta, và trả kết quả về theo yêu cầu. Mình khá thích ứng dụng này vì nó giải quyết một pain point (nỗi đau) của những người có thói quen ghi chú khắp nơi và chưa xử lý triệt để chúng sao cho giá trị nhất.
Nhưng trước khi đi vào tại sao ứng dụng NotebookLM lại giải quyết nỗi đau, mình xin phép chia sẻ về sự lợi hại của việc ghi chú (take notes).
Trong thế giới thông tin, ghi chú là một hình thức thu thập và lưu trữ dữ liệu cơ bản nhất. Khi chúng ta tổng hợp các bản notes này lại theo một chủ đề hoặc tiêu chí gì đó, rõ ràng bạn đang làm công tác tổng hợp và xâu chuỗi insight rồi đấy.
Dưới đây là một số ứng dụng chắc chắn bạn nên thử với việc ghi chú. Mình tin chắc nó cực kì hữu ích với người làm nội dung và kinh doanh.
Story Documentation | Tài liệu hóa các mẩu chuyện cá nhân
Hình thức ghi chú lại các khoảnh khắc ý nghĩa trong cuộc sống thực sự không mới mẻ gì với người sáng tạo nội dung. Tuy nhiên, khi đẩy nó thành một cấp độ mới như "tài liệu hóa câu chuyện" (story documentation), ý tưởng này thực sự thú vị.
Cụm từ này được Vinh Giang, một public speaking coach, giới thiệu. Anh chia sẻ mình từng gặp khó khăn trong giao tiếp, đặc biệt với những người lần đầu mới gặp. Cuộc hội thoại thường rơi vào khoảng lặng rồi tắt ngúm một cách kì quặc. Điều này càng tệ hơn trong một cuộc phỏng vấn việc làm. Khi được hỏi "Hãy giới thiệu về bản thân", anh thường không hài lòng với cách mình kể về mình lắm. Nói chung là ... chán.
Mình cũng trải nghiệm chuyện này, khá nhiều là đằng khác. Một là không biết nói gì về mình, vì không thấy gì đặc sắc và liên quan tới người đối diện. Hai là không nhớ ra chuyện gì để chia sẻ về mình. Tóm lại là không có sẵn câu chuyện để kể về mình. Diễn biến tiếp theo là mở đầu của những ú ớ rồi dẫn tới phong thái thiếu tự tin chẳng hạn.
Và đây là sức mạnh của story documentation - hay là ghi chú lại các mẩu chuyện của chính mình.
Mỗi ngày chúng ta sẽ gặp rất nhiều chuyện xảy ra, với những đối tượng khác nhau. Nếu chịu khó ghi lại và lưu trữ, bạn sẽ có một thư viện các mẩu chuyện con con để kể. Tất nhiên, sau khi quan sát, theo dõi và phân tích, mình thấy cấu trúc chúng ta cần ghi chú nhanh có thể như sau:
Sự kiện: chuyện gì đã xảy ra?
Cảm xúc: bạn đã cảm thấy như thế nào?
Lý do (cái này quan trọng): tại sao câu chuyện này đáng nhớ với bạn? (hay đáng để bạn kể)
Đơn giản phải không. Vì ghi chú nhanh, nên chỉ cần đơn giản nhưng đủ ý như trên là đủ để bạn có thể triển khai tiếp. Hình thức có thể là mở đầu cuộc hội thoại, hay thậm chí là một bài content kể chuyện về một sự kiện rất đáng nhớ với cá nhân bạn.
Kiểu nào đi chăng nữa, bạn sẽ tận dụng được nguyên liệu sống sẵn có của mình, và biến nó thành thứ cực kì cá nhân và có ích. Chỉ qua hình thức ghi chú và lưu trữ.
Kỹ năng tốc kí bắt buộc trong các cuộc phỏng vấn/hội thoại
Ghi chú ở cấp độ khó nhằn hơn là tốc kí để bắt kịp nội dung chính trong một cuộc họp hay một buổi phỏng vấn nào đó. Kỹ năng này là bắt buộc cho những bạn làm trợ lý thư kí, quản lý dự án, nghiên cứu thị trường hay các cây viết dạng nội dung phỏng vấn.
Tuy thoạt nhìn có vẻ khác nhau, nhưng tựu chung lại mục đích cuối cùng là "chụp nhanh" các thảo luận, lời nói trong một cuộc hội thoại đang diễn ra. Mặc dù ngày nay chúng ta có thể nhờ AI ghi tóm tăt cuộc họp trên zoom, nhưng tốc kí vẫn cần thiết và hữu ích ngay trong chính cuộc hội thoại.
Tại sao?
Viết nhanh các ý mà đối phương nói ra, bạn có cơ sở để đặt tiếp các câu hỏi follow-up. Dĩ nhiên, nếu bạn thực hành lắng nghe chủ động, nghĩa là bạn chú tâm vào lời nói của đối phương, bạn cũng có cơ sở để hỏi tiếp các ý sâu và có liên quan hơn.
Nhưng, đó là trường hợp bạn tiếp lời sau một ý gần nhất. Trong trường hợp bạn cần rà soát lại các thảo luận đầu buổi nói chuyện để đối chiếu và làm rõ vấn đề, bạn không thể dựa hoàn toàn vào sự chủ động lắng nghe và trí nhớ của mình được. Tốc kí, hay ghi chú nhanh, vì vậy, là một kĩ năng bắt buộc trong việc thu thập dữ liệu và phân tích insight ngay-tại-chỗ.
Ghi chú cho phép bạn nhanh chóng sắp xếp suy nghĩ, xác định các lĩnh vực cần đặt câu hỏi tiếp theo và đảm bảo bạn trích xuất thông tin giá trị nhất từ những người được phỏng vấn.
Đúng rồi, hầu hết các cuộc phỏng vấn sẽ được ghi âm, rã băng và được tổng hợp sau. Nhưng nếu bạn bắt được các ý chính trong khi ghi chép, thì bạn rõ ràng đã nắm được các insight mấu chốt, chỉ sau buổi phỏng vấn (hoặc meeting). Các hành động tiếp theo cũng có thể lên kế hoạch sớm hơn.
Các ghi chú này đặc biệt hữu ích trong quá trình phát triển sản phẩm dịch vụ hoặc làm kinh doanh nói chung. Một vài gợi ý của mình về các điểm cần để ý ghi chú lại nhé:
Dạng phản hồi của khách hàng/học viên: những điểm yêu thích/tích cực, những điểm cần cải thiện, những khoảnh khắc ấn tượng trong quá trình trải nghiệm
Từ các cuộc tư vấn: những câu hỏi, thắc mắc hay những rào cản, khó khăn mà khách hàng hay học viên chưa giải quyết được; những hành động đã làm, thậm chí các giải pháp đã thử nghiệm
Hãy tin mình đi, bất kì một cuộc "va chạm" nào đều là hành trang giúp bạn nhìn sâu và rõ insight đối tượng mục tiêu mình cần hỗ trợ. Để tạo hành trang cho mình, không có cách nào khác là mài giũa khả năng ghi chép, tốc kí ở tất cả cơ hội bạn tiếp xúc. Bắt đầu với những gợi ý ở trên.
Nếu bạn đã có note thật nhiều nhưng chưa biết sắp xếp làm sao để phân tích insight khách hàng, có lẽ bạn nên ngó qua bộ Insight Toolkit đó.
Tổng hợp tài liệu cá nhân, kết nối chùm thông tin thành các insight có ý nghĩa
Cuối cùng, như đã hứa, xin giới thiệu tới bạn NotebookLM của Google. Không khác một thủ thư AI là mấy, NotebookLM cũng làm nhiệm vụ rà soát thông tin và lọc ra câu trả lời sát nhất với đề bài bạn đưa ra.
Điểm đặc biệt là NotebookLM được tạo ra để chuyên tổ chức và tổng hợp ghi chú của bạn. Hãy tưởng tượng tất cả ghi chú của bạn, rải rác trên nhiều thiết bị và nền tảng khác nhau, được tập trung và tổ chức thành các nhóm ý nghĩa, với các chủ đề chính được đánh dấu và tóm tắt tự động được tạo chỉ bằng một cú nhấp chuột.
Bạn có thể đăng tải một loạt các ghi chép của mình về các chủ đề khác nhau. Và nhờ vả Notebook xâu chuỗi lại cho hệ thống. Việc xử lý tiếp thông tin để tạo ra nội dung, kế hoạch kinh doanh v..v.. sẽ có-vẻ dễ dàng hơn.
Nỗi lo lớn nhất của người tiêu dùng thời đại số
Mặc dù sự tiện lợi và sức mạnh của các công cụ ghi chú hỗ trợ AI là không thể phủ nhận, nhưng chúng ta cũng bắt buộc phải để ý tới các thông tin nhạy cảm hoặc riêng tư của mình. Google đã trấn an người dùng rằng các tài liệu riêng tư được tải lên nền tảng của họ vẫn được bảo mật và không thể truy cập được bởi các bên trái phép. Tuy nhiên, thời đại kĩ thuật số, *"khi bạn sử dụng một sản phẩm miễn phí, bạn chính là sản phẩm"*.
Với tình hình scam tràn lan và mượn danh người khác để lừa đảo, việc mỗi cá nhân biết cách bảo vệ danh tính của mình (thông tin cá nhân, hình ảnh, giọng nói v..v..) là cực kì cấp thiết để tránh bị hệ lụy cho chính mình và người thân xung quanh. Do vậy, dùng và trải nghiệm AI nên thận trọng nữa nhé.
Cảm ơn bạn đã đọc bản tin hôm nay.
Bài viết này có giúp bạn xử lý thông tin tốt hơn? Chia sẻ với mình nhé.
Norah VO
From Insights To Intelligence
Cảm ơn chị đã chia sẻ những kiến thức này ạ!